Ekspertene svarer: Slik bistår advokatene i offentlige anskaffelser

Offentlige anskaffelser er en kompleks prosess der tydelige mål, grundig planlegging og juridisk ekspertise kan utgjøre forskjellen mellom suksess og utfordringer. Ekspertpanelet diskuterer hvordan riktig strategi, godt utarbeidet konkurransegrunnlag og juridisk bistand kan sikre gode resultater og redusere risiko for konflikter. 

Hva er utfordringene i anskaffelsesprosesser, og hvordan løses de?

Regelverket for offentlige anskaffelser er omfattende og kan være vanskelig å navigere, spesielt for mindre aktører og nye tilbydere. En vanlig utfordring er at konkurransegrunnlag og kravspesifikasjon i en konkurranse er upresise og faktisk ikke reflekterer innkjøpers reelle behov. Dette kan medføre at det inngis feilaktige eller ufullstendige tilbud. I verste fall inngås det kontrakter som da ikke oppfyller innkjøpers forventninger. I enhver konkurranse er det avgjørende at innkjøpers behov formuleres klart. Dette sikrer at innkjøper får inn best mulige tilbud. Det er derfor viktig med en god avklaringsprosess i forkant av utlysning av en konkurranse.

Hvordan bistår dere oppdragsgivere i anskaffelsesprosessen, og innen hvilke sektorer har dere erfaring?

Vi gir juridisk hjelp til offentlige oppdragsgivere i alle faser av anskaffelsesprosessen. Dette omfatter alt fra bistand i innkjøpsstrategi, utforming av konkurransegrunnlag, til evaluering av tilbud og klagebehandling. Jeg har særlig erfaring med anskaffelser innen bygg- og anlegg. Mitt viktigste råd er å gjøre konkurransevilkårene så klare og tydelige som mulig, slik at tilbydere er satt i stand til enkelt å forstå hvordan vurderingen og tildelingen skjer.

Hvorfor bør leverandører søke advokatbistand i anskaffelsesprosesser?

Inngivelse av tilbud er ressurskrevende og det er frustrerende å investere mye tid og ressurser på et tilbud, for deretter å bli avvist eller evaluert på feil grunnlag. Å rådføre seg med en erfaren advokat kan bidra med å sikre at tilbudet er i tråd med de spesifikasjonene og kravene som er fastsatt. Det er også viktig å være klar over at feil begås fra oppdragsgivers side. Dersom feilaktig evaluering eller brudd på regelverket skjer, kan det ha stor betydning for hvem som faktisk får kontrakten. Da er det avgjørende å kjenne sine rettigheter og forstå hvordan man kan påklage eller utfordre beslutningen, for å sikre at den rette leverandøren får kontrakten.

Hva er de største utfordringene i anskaffelsesprosesser, og hvordan kan disse løses?

Kompleksiteten i regelverket og de stadige endringene gjør at det er lett å trå feil i anskaffelsesprosesser. Viktig for å unngå dette er naturligvis god innsikt i regelverket og strategisk og kommersiell forståelse.For oppdragsgivere er dette nødvendig for å kunne legge opp anskaffelsesprosessen på en måte som resulterer i en best mulig kontrakt. Etter vår erfaring er blant annet markedsundersøkelser et viktig virkemiddel her. Tilsvarende er strategisk og kommersiell forståelse avgjørende når tilbudet skal skrives. De beste tilbudene kan ofte skille seg ut gjennom utforming og struktur, i tillegg er strategisk bruk av spørsmålsadgangen viktig.

Hvordan bistår dere oppdragsgivere fra offentlig sektor gjennom anskaffelsesprosessen, og innen hvilke sektorer har dere bredest erfaring?

Vi bistår fra start til mål i anskaffelsesprosesser, blant annet med markedsundersøkelser, valg av anskaffelses- og kontraktsstrategi, utarbeidelse og kvalitetssikring av anskaffelsesdokumenter, bistand i forbindelse med vurdering av tilbudene, kvalitetssikring av evalueringsprosessen, håndtering av innsynskrav og rådgivning/representasjon i klageprosesser og for domstolene. Vi kjenner særlig godt helsesektoren, bygg- og anleggsbransjen og forsyningssektoren.

Hvorfor bør leverandører søke advokatbistand i offentlige anskaffelsesprosesser?

Advokatbistand kan bidra til å oppnå et bedre tilbud, vinne frem i saker der leverandøren oppfatter seg urettferdig behandlet, samtidig som det kan bidra til å unngå unødige rettslige prosesser. Av erfaring kan det være regningssvarende og verdiskapende å søke advokatbistand tidlig i prosessen, for å fastlegge hvordan tilbudet skal utformes.

Hva er utfordringene i anskaffelsesprosesser, og hvordan løses de?

Det er å sikre at det offentlige får mest mulig verdi for pengene. Oppdragsgivere må kartlegge behovet og finne ut hvordan markedet kan dekke dem gjennom konkurranse. I tillegg må man etterleve et regelverk i stadig endring. Dette gjør det lett å trå feil. Mitt råd er å starte planleggingen tidlig, og involvere nok ressurser. Dessverre ser vi altfor ofte at oppdragsgivere kommer for sent i gang og ender med ukritisk gjenbruk av tidligere konkurransedokumenter. Gjenbruk i stedet det beste og skrap det dårlige!

Hvordan bistår dere oppdragsgivere i anskaffelsesprosessen, og innen hvilke sektorer har dere erfaring?

Kvale bistår oppdragsgivere i alle faser av anskaffelsesprosessen, bl.a. med utforming av strategi og konkurransedokumenter, forhandlinger, evaluering og håndtering av klager og rettsprosesser. Vi har erfaring fra alle sektorer, eksempelvis helse og omsorg, kollektivtransport, entreprise, IKT og energi. Selv synes jeg det er ekstra stas å bistå i kontraktoppfølgningen og sikre gode leveranser for oppdragsgiver og befolkningen. Vi er også ledende innen statsstøtterett. Ikke sjelden manøvrerer oppdragsgiver seg inn i statsstøtteproblemer ved å bruke unntak fra anskaffelsesreglene. Vi tror vår tverrfaglige spisskompetanse har stor verdi for kundene våre.

Hvorfor bør leverandører søke advokatbistand i anskaffelsesprosesser?

Først og fremst for å redusere risikoen for å bli avvist og øke mulighetene til å vinne konkurransen. Vi evaluerer mange tilbud og vet mye om hva som fungerer og «gjør tilbud attraktive». Advokatbistand kan også være nødvendig for å vurdere grunnlaget for en klage og bistå i en eventuell klageprosess. Mitt beste tips er at det ofte er lurt – og lønnsomt – å koble på juridisk hjelp tidlig i tilbudsfasen. Da får du identifisert eventuelle svakheter og risiko i kontrakten. Å kvalitetssikre et tilbud er ofte rimeligere enn hva mange tror. I tillegg kan du få hjelp til å gjøre de nødvendige grepene som øker sannsynligheten for at nettopp din bedrift vinner konkurransen.

Hva er de største utfordringene i anskaffelsesprosesser, og hvordan kan disse løses?

Marstrand legger vekt på at det gjennomføres en god prosess sammen med oppdragsgiver for å lage kontrakt- og anskaffelsesstrategier der en analyse av risiko med angivelse av tiltak er et viktig element. God planlegging eliminerer ikke utfordringer, men reduserer omfang og effekt av disse. De største utfordringene er å avdekke oppdragsgivers mål med anskaffelsen, etablere et riktig detaljnivå på kravspesifikasjonen og finne kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier som gjør at man finner den best egnede leverandøren med det best egnede tilbudet til å oppfylle oppdragsgivers mål og ambisjoner, herunder klima og miljø.

Hvordan bistår dere oppdragsgivere fra offentlig sektor gjennom anskaffelsesprosessen, og innen hvilke sektorer har dere bredest erfaring?

Marstrand bistår offentlige oppdragsgivere gjennom hele anskaffelsesprosessen. Vi har utviklet metodikk for kontraktstrategi, anskaffelsesstrategi, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Vi bistår med utarbeidelse av kontrakt- og konkurransegrunnlag, samt gjennomføre anskaffelsesprosessen i KGV, svare på spørsmål, evaluere tilbud, innsynsbegjæringer, klager og eventuelle etterfølgende rettslige prosesser. Vi legger også vekt på å implementere avtalen og bistå som kontraktrådgiver.

Hvorfor bør leverandører søke advokatbistand i offentlige anskaffelsesprosesser?

Regelverket for offentlige anskaffelser er komplekst. En god anskaffelsesadvokat vil kunne bistå oppdragsgiver med å finne de beste virkemidlene for å utarbeide en god kontrakt og en anskaffelsesprosess som gjør at man finner egnet leverandør med et godt tilbud. En god anskaffelsesadvokat vil sikre en god gjennomføring av anskaffelsen, og kunne redusere risikoen for at det oppstår uklarheter og klager.

Hva er de største utfordringene i anskaffelsesprosesser, og hvordan kan disse løses?

Den største utfordringen i anskaffelsesprosesser er at regelverket er veldig formalistisk. Relativt små feil kan få store konsekvenser – både for oppdragsgivere og leverandører. Anskaffelsesutvalget har fremmet forslag til forenklede regler for mindre anskaffelser, noe som er positivt. En generell tydeliggjøring og forenkling av reglene om avvisning vil også kunne bidra til å ivareta formålet med regelverket.

Hvordan bistår dere oppdragsgivere fra offentlig sektor gjennom anskaffelsesprosessen, og innen hvilke sektorer har dere bredest erfaring?

 Vi har bredest erfaring med å bistå offentlige oppdragsgivere innen sektorer som bygg og anlegg, transport, helse, infrastruktur, energi samt teknologi- og digitalisering. I store og viktige anskaffelser er vi ofte en strategisk rådgiver fra A-Å, og vi jobber tett sammen med oppdragsgiver i alt ifra planlegging av konkurransen, til gjennomføring og kontraktsinngåelse. Vår viktigste jobb er å sørge for at oppdragsgivers ønsker og behov blir ivaretatt på best mulig måte, og at anskaffelsesregelverket følges. Vi har også bred erfaring med å yte bistand i form av rådgivning over telefon, juridiske vurderinger, bistand i klagesaker og håndtering av ulike søksmål.

Hvorfor bør leverandører søke advokatbistand i offentlige anskaffelsesprosesser?

En god anskaffelsesadvokat kan skape merverdi i form av kvalitetssikring av tilbudet for å unngå avvisning, og gi tips til hvordan heve besvarelsen. Videre kan reglene for å levere tilbud i fellesskap og støtte seg på andre leverandører oppleves som formalistiske, og det er viktig å unngå at små feil får store konsekvenser. Dersom en leverandør mener det er begått feil i en konkurranse, vil vi også kunne gi en objektiv vurdering av saken, og gi god bistand i klageprosessen.

Hva er de største utfordringene i anskaffelsesprosesser, og hvordan kan disse løses?

Gjennomføring av en anskaffelse er detaljregulert fra A til Å. Anskaffelsesreglene oppleves av mange som både komplekse og rigide, og det er lett å trå feil. Det stiller store krav til partene på begge sider av bordet. Oppdragsgivere må tenke seg godt om når de utformer konkurransegrunnlaget, og leverandører må være nøye når de utformer tilbud. Her blir det viktig å se mulighetene i regelverket, fremfor begrensingene. Se på regelverket som en verktøykasse! Det er i grunnen mulig å få til det meste, bare man vet hvordan det skal gripes an. Stikkord her er god planlegging og markedsdialog.

Hvordan bistår dere oppdragsgivere fra offentlig sektor gjennom anskaffelsesprosessen, og innen hvilke sektorer har dere bredest erfaring?

Vi bistår oppdragsgivere i alle trinn i anskaffelsesprosessen, fra utarbeidelse av anskaffelsesstrategi til håndtering av klager mv. Vi har bred erfaring innen de fleste sektorer, og særlig innen bygge- og anlegg, kollektivtransport, energi, helse og forsvarssektoren. Vår erfaring strekker seg over hele spekteret av anskaffelser, og gjelder alt fra små prosjekter under terskelverdi til store it-, investerings- og infrastrukturprosjekter til flere milliarder.

Hvorfor bør leverandører søke advokatbistand i offentlige anskaffelsesprosesser?

Vi kan bidra med å analysere konkurransegrunnlag og vurdere risiko. Før inngivelse av tilbud kan det f.eks. særlig være lurt å få kvalitetssikret forbehold mot kontraktsbestemmelser og andre bevisste avvik for å unngå å bli avvist. Perioden for å angripe tildelingen er også svært knapp. Hvis leverandøren mener at det har skjedd feil, er det lurt å få hjelp til å fokusere på det som faktisk kan angripes rettslig.

Hva er de største utfordringene i anskaffelsesprosesser, og hvordan kan disse løses?

Hovedutfordringen er å sikre et klart konkurransegrunnlag, med lovlig krav, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier, som dekker oppdragsgivers behov, og gir et godt grunnlag for å identifisere det reelt sett beste tilbudet. «Roten til alt ondt» er et dårlig gjennomarbeidet konkurransegrunnlag, også med tanke på tvister etter kontraktsinngåelse. Løsningen er å sette av nok tid og riktig fagkompetanse. Innkjøperen er avhengig av input fra mottakere/brukere, fagkompetanse og en god juridisk støttespiller.

Hvordan sikrer dere kvalitet og effektivitet i offentlige anskaffelsesprosesser?

Vi kan lose oppdragsgiver gjennom hele anskaffelsens «livsløp», fra planlegging til kontraktens utløp. Bistanden til konkurransen legges opp etter oppdragsgivers ønske, som kan være å kjøre hele prosessen, delta i tverrfaglige team, eller kvalitetssikre konkurransegrunnlaget og andre dokumenter og vurderinger som aktualiseres underveis. Vi ivaretar rollene som støttespiller, representant og prosessfullmektig.

Vi har omfattende erfaring fra mange ulike sektorer, men bygg- og anleggsanskaffelser kommer vel øverst på «erfaringspallen». Selv arbeider jeg utelukkende med offentlige anskaffelser og entreprise, og er fast foredragsholder for Standard online AS. Det å kunne tilby denne kombinerte kompetansen anses som en stor fordel og suksessfaktor ved bygg- og anleggsanskaffelser.

Hvorfor bør oppdragsgivere søke hjelp fra Innkjøpskontoret til sine anskaffelser?

God advokatbistand = bedre vinnersjanser, kompetanseheving og ivaretakelse av tillit! Advokaten kan bl.a. bidra til a) et godt og dekkende tilbud uten risiko for avvisning, b) spørsmål til konkurransegrunnlaget før tilbudsfrist, c) kritisk vurdering av tildelingsbeslutningen ved valg av annen leverandør, d) verdifulle tips og råd ved deltakelse i forhandlinger, e) gi deg et godt beslutningsgrunnlag for evt. klage til oppdragsgiver, KOFA eller rettslige skritt, f) identifisering av forbedringspunkter av verdi i neste konkurranse.