Offentlige anskaffelser står overfor utfordringer som ineffektivitet, fragmenterte prosesser og manglende kvalitetssikring. Hva er de beste rådene for å effektivisere anskaffelser, sikre rettferdig konkurranse og oppnå bærekraftige resultater gjennom bruk av standarder og kvalitetssystemer?
Ole Henrik Fjeld
Partner, Innkjøpskontoret
Hva er de største utfordringene i anskaffelsesprosesser, og hvordan kan disse løses?
Anskaffelsesfaget i Norge domineres av advokater og jurister. Det fører til et stort fokus på juss, regler, tolkninger og avveininger. Dermed spriker også gjennomføringen i praksis. Det benyttes et utall forskjellige maler, prosedyrer og evalueringsmodeller som alle egentlig oppnår samme resultat. Men sprikende råd og fragmentert gjennomføring øker også kostnadene.
Det er viktig å ikke miste behovet for effektivitet av syne. I stedet for å fokusere på hvor unik hver enkelt anskaffelse er, kan man heller se etter fellestrekkene.
Hvis alle går rundt og er redde for å tråkke feil, blir det ikke så mye plass til innovasjon.
Hvordan sikrer dere kvalitet og effektivitet i offentlige anskaffelsesprosesser?
Ved å se etter fellesnevnere og likhetstrekk fra anskaffelsesprosjekt til anskaffelsesprosjekt, har vi bygget opp en gjennomføringsmodell som lærer av feilene og fungerer godt hver gang. Vi har nå gjennomført over 2 200 anskaffelsesprosjekter med et minimum av feil og avvik.
For å få til dette har vi basert oss på grunnprinsippene i ISO-9001 og etablert et kvalitetsstyringssystem som ivaretar anskaffelsen i hvert enkelt steg. Hver delprosess er systematisert og profesjonalisert med maler og prosedyrer slik at vi bruker et minimum av tid på å få riktig kvalitet, hver gang.
Hvorfor bør oppdragsgivere søke hjelp fra Innkjøpskontoret til sine anskaffelser?
Det eneste du trenger for at vi skal hjelpe deg, er et behov. For eksempel behov for en ny traktor, ny brannstasjon, nytt økonomisystem eller avtale på brøyting. Så gir vi deg en fast pris på å håndtere hele anskaffelsen fra A til Å, basert på vår kvalitetssikrede gjennomføringsmodell og solide erfaring.
Innkjøpskontoret gjennomfører hele anskaffelsen for deg, med riktig lov, forskrift og paragraf. I dag gjennomfører de rundt 400 kvalitetssikrede prosjekter hvert år. Uten problemer, forsinkelser og misforståelser.
Jacob Mehus
Administrerende direktør, Standard Norge
Hva er de største utfordringene i anskaffelsesprosesser, og hvordan kan disse løses?
Anskaffelsesprosesser kan møte utfordringer som mangel på transparens, effektivitet og kvalitetssikring. Uklare krav kan føre til misforståelser og forsinkelser, og hvis man ikke bruker standarder blir det vanskelig å sammenligne tilbud. Standarder etablerer tydelige krav, sikrer rettferdig konkurranse og forenkler samhandling på tvers av aktører. Ved å bruke standarder, som fremmer beste praksis og kvalitet, kan man effektivisere prosesser, redusere kostnader og bidra til mer bærekraftige løsninger som oppfyller både økonomiske og samfunnsmessige mål.
Hvordan sikrer dere kvalitet og effektivitet i offentlige anskaffelsesprosesser?
Standarder har to ulike roller i anskaffelsesprosesser. Den ene er å henvise til standarder, for eksempel som et kvalitetskrav på produktet eller tjenesten som anskaffes. Den andre er at innkjøpsorganisasjoner, og eventuelt leverandørkjeden, bruker prosesstandarder i sitt arbeid med anskaffelser, for å sikre en helhetlig og strategisk tilnærming. I tillegg forenkler standarder evaluering og sammenligning av tilbud, samtidig som de sikrer etterlevelse av bærekraftsmål. Dette gir økt forutsigbarhet, bedre ressursbruk og høyere kvalitet i leveransene.
Hvorfor bør oppdragsgivere søke hjelp fra Standard Norge til sine anskaffelser?
Standard Norge tilbyr anerkjente verktøy og veiledning for å styrke anskaffelsesprosesser. Våre standarder sikrer struktur og tydelighet, som gir bedre oversikt og reduserer risiko for misforståelser. Ved å bruke løsningene i standarder kan oppdragsgivere oppnå mer effektive prosesser, høyere kvalitet i leveransene og enklere oppfølging av krav. Det bidrar til trygghet for at anskaffelsen oppfyller både strategiske mål og regelverk.
Standard Norge utvikler, publiserer og forvalter standarder innenfor de fleste områder i samfunnet. Vi er Norges medlem i ISO og CEN og utgiver av Norsk Standard.
