Innbyggerkontakt gir effektiv informasjon

Innbyggerkontakt åpner for at kommunene kan sende proaktive og målrettede SMS-er og e-poster til innbyggerne, ved hjelp av nasjonale felleskomponenter, og responsen har ikke latt vente på seg. I Tingvoll kommune økte valgdeltagelsen.

Kristin Lunde Sørdal

KFs produktansvarlige for Innbyggerkontakt

Innbyggerkontakt stakk nylig av med førsteplassen i Den norske dataforenings høythengende SmartBy-Awards, som årlig deles ut for urban digital innovasjon.

Nasjonale felleskomponenter og bærekraft

– Det skyldes nok først og fremst den smarte gjenbruken av nasjonale felleskomponenter, som Brønnøysundregistrene, Digdir og KS’ Fiks-plattform, som alle offentlige etater gis tilgang til. En tilgang til alle innbyggeres navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer. Over 96 prosent av befolkningen har registrert kontaktopplysningene sine i Kontakt- og reservasjonsregisteret, som er ekstremt gode tall, også på verdensbasis. Et annet viktig moment for tildelingen, var FNs bærekraftsmål, sier Kristin Lunde Sørdal, som er produktansvarlig i KF.

Der innfrir Innbyggerkontakt i særlig grad to av punktene, nemlig mål 11, om bærekraftige byer og samfunn, spesielt delmål 11.3, som lyder «Innen 2030 styrke inkluderende og bærekraftig urbanisering og muligheten for en deltagende, integrert og bærekraftig samfunnsplanlegging og forvaltning i alle land».

– Løsningen innfrir flere av de øvrige målene og delmålene også, men akkurat disse ble spesielt fremhevet av juryen. Ett viktig moment er imidlertid at Innbyggerkontakt tilgjengeliggjør informasjon som ellers ikke hadde tilflytt dem som ikke jevnlig besøker kommunenes hjemmesider. Dessuten handler utsendelser jo ofte om enkeltvedtak, for eksempel tildeling av beboerparkering, sykehjems- eller barnehage-plass, men løsningen sender også ut informasjon som er av allmenn interesse, fortsetter Kristin.

Bydel Bjerke i Oslo sendte nylig ut en meddelelse fra Innbyggerkontakt, med spørsmål om beboerparkering, som er et spørsmål som alltid vekker engasjement. Den resulterte i 1 100 svar, av 6000 utsendelser. Med andre ord en imponerende svar-rate, men vi har sett tilsvarende i andre kommuner, både i forbindelse med spørreundersøkelser og reinspikka informasjon.

Svært målrettet

Utsendelsene er alltid relevant for mottager, siden innholdet filtreres på bakgrunn av hva Innbyggerkontakt vet om deg, så om du er forelder, får du informasjon som kan angå barna dine, eller om ting som vedrører din livssituasjon eller ditt bosted.

– Du trenger jo ikke informasjon om at vannet stenges, eller det skal anlegges sykkelsti, i en annen del av kommunen enn den der du selv bor, så informasjonen er veldig målrettet, og distribueres via e-post eller SMS, avhengig av hva kommunen for anledningen anser hensiktsmessig.

– Personopplysningene Innbyggerkontakt bruker, er ikke lagret i løsningen, men hentes ut fra de nasjonale felleskomponentene ved behov, og slettes umiddelbart etter. Hverken vi eller brukerkommunene forholder oss til noen av opplysningene systemet bruker – bare hvor mange personer utsendelsene går til.

– Kan det bli aktuelt å gjenbruke data fra andre instanser enn Brønnøysundregistrene, Digdir og Fiks?

– Vi bruker allerede Folkeregisteret, så vel som Kontakt- og reservasjonsregisteret, og holder på med å implementere matrikkelen, med kartfunksjonalitet, der kommunen kan markere et område på kartet, for å velge ut mottagere av geografisk spesifikk informasjon, svarer hun.

– For oss er det imidlertid viktig at den enkelte kommune har eierskap til løsningen. Våre redaktører produserer og utvikler mye av innholdet, og i løsningen ligger det ferdige maler for utsendelse, som kommunene kan benytte.

Økt valgdeltagelse

– Det er avgjørende for oss at kommunene kan bruke sin egen visuelle profil, eget kommunevåpen, egne farger og bilder. Det styrker også innbyggernes tillit til at informasjonen er kommunens, og at du kan stole på den. Brukergrensesnittet er veldig enkelt og intuitivt, og det vil typisk være kommunens kommunikasjonsfolk som jobber med løsningen.

– Publiseringsarbeidet skjer i en enkel editor, der tekst, lenker og bilder legges inn, hvor man også bestemmer hvem som skal motta utsendelsen. Tingvoll kommune hadde fire utsendelser i forbindelse med kommunevalget i fjor, to til førstegangsvelgerne og to til alle over 20. Jeg vil ikke spekulere, men kommunen var den eneste på Nordmøre med en økt valgdeltagelse, på 2,9 prosent.

– Utsendelsene kan tilpasses alle mulige formål, og filtreres på bakgrunn av et utall kriterier, som aldersgrupper, bosted og familiesituasjon. Det er ikke så mange andre steder du kan gå, om du vil henvende deg til familier med barn i en spesiell aldersgruppe, for eksempel.

Kristin forteller også at Innbyggerkontakt «lytter til» Folkeregisteret på daglig basis, som har en artig konsekvens:

– Når noen melder flytting til kommunen, kan Innbyggerkontakt automatisk utstede en velkomsthilsen til de nye innbyggerne, med informasjon om for eksempel skoler, barnehagetilbud, kommunehuset, helsestasjon, renovasjon og annen relevant informasjon.

– Per i dag har vi 19 brukerkommuner, og flere kommer til. Tilbakemeldingene viser at de opplever å kommunisere mye bedre med innbyggerne. Og fordi kommunikasjonen kan gjøres relevant og målrettet, vil kommunene oppnå svært gode gevinster, og budskapet vil gi god verdi for mottageren.

– I tillegg sparer kommunene tid og kostnader knyttet til administrasjon og distribusjon. Innbygger-responsen er også positiv. Den første influensavaksine-utsendelsen til innbyggere over 65, med booking-lenke, resulterte ikke i telefon-rushet vi kanskje fryktet. Tvert om registrerte vi store antall klikk på booking-lenken, for dagens eldre er digitale, de også. Hele 78 prosent av adressatene åpnet e-posten, mens 36 prosent klikket på lenken. I disse tallene ligger det mye arbeids-avlastning for kommunen, så her vinner både innbyggere og kommune.

Av Jarle Petterson