Det er ikke tilstrekkelig at et IT-prosjekt leveres til avtalt tid, kostnad og med spesifisert funksjonalitet. Sannsynligheten for å lykkes minst dobles dersom prosjektet har gode rutiner for nyttestyring, viser undersøkelser i regi av HIT-nettverket.
Nyttestyring, eller gevinstrealisering som det ofte også kalles, krever ekstra innsats både av kunde og leverandør. For å lykkes med IT-prosjekter er det særlig viktig at nyttestyring skjer kontinuerlig underveis i IT-prosjektet og støttes av hyppige leveranser samt fleksibelt innhold, viser undersøkelser i regi av Hovedstadsområdets nettverk for IT-ledelse (HIT).
– Prosjekter med dette på plass opplever mer enn en dobling av sannsynlighet for å lykkes, sier Magne Jørgensen, som er professor og sjefsforsker i Simula Research Laboratory og leder HIT-nettverket. Nettverket har som mål å styrke gjennomføringen av IT-prosjekter i privat og offentlig sektor. Gjennom flere undersøkelser har det funnet ut hva som skiller IT-prosjekter som lykkes og mislykkes, og nyttestyring har vist seg å være en helt sentral del.
– Kostnadsoverskridelser og leveranse i henhold til kravspesifikasjon har tradisjonelt fått mye oppmerksomhet. Et prosjekt er imidlertid mislykket hvis ikke leveransene er nyttige for organisasjonen og deres brukere, sier Jørgensen.
De fleste forstår at nyttestyring er lønnsomt, ifølge sjefsforskeren, men det eksisterer fortsatt et stort behov for økt kunnskap om hvordan man gjør dette på en god måte.
– Å lære fra andre selskaper som har lykkes er god praksis, sier han.
Fleksible prosesser
Enten det gjelder nye systemer eller videreutvikling av gamle er hovedfokus i nyttestyring å lede prosjektet dit man oppnår mest nytte. Det gjelder fra planlegging til gjennomføring og avslutning. Nytte kan være alt fra overskudd og innsparte penger, til økt sikkerhet, brukerfornøydhet og redusert behov for arbeidskraft. Det kan omfatte både målbare og ikke så målbare effekter.
– Helt nødvendig for god nyttestyring er stadige tilbakemeldinger fra involverte roller i prosjektet – fra bestiller, brukere og andre involverte – og man må ha muligheten til å justere leveranser etter ny kunnskap underveis, sier Jørgensen.
Dette krever kompetente og involverte kunder og fleksible rammevilkår. Et viktig funn fra undersøkelsene er at god nyttestyring er mye lettere å få til med avtaler basert på løpende timer enn med fastpris.
– Fastprisavtaler og god nyttestyring ser ut til å være vanskelig å få til, sier Jørgensen.
Hvordan styre etter nytte
Hovedprinsippet ved god nyttestyring er at man identifiserer hvilke effekter prosjektet er ment å gi, for deretter å legge en plan for hvordan nytten skal oppnås. Underveis i prosjektet må man prioritere og reprioritere delleveranser basert på gode og oppdaterte kost-nytteanalyser. Sentralt i nyttestyring er gode metoder for å måle kost-nytte for ulike leveranser opp mot hverandre. En metode for dette er bruk av såkalt ”verdimatrise”.
– Ved bruk av en verdimatrise ber man prosjekt og produkteiere om relativ vekting av viktighet av leveranser for å oppnå prosjektets mål. Dette er under utprøving, men vi tror det gir bedre muligheter for god nyttestyring, forklarer Jørgensen.
Av Helene Jakobsen, [email protected]
